Analisis Kebutuhan Diklat (1)

Oleh : Drs. R. Okta Kurniawan, M.M

Program Diklat Badiklat Dephan TA. 2008 tidak jauh berbeda dengan program diklat tahun-tahun sebelumnya. Diasumsikan bahwa program diklat tersebut masih dibutuhkan oleh organisasi dan pegawai. Kenyataannya, pada saat pembukaan diklat, peserta diklat tidak mencapai jumlah alokasi yang telah ditentukan bahkan sampai 3 hari setelah pembukaan masih kurang peserta diklat. Hal ini menandakan Diklat tersebut sudah mengalami kejenuhan atau materi diklat sudah tidak sesuai dengan kebutuhan peserta diklat. Di lain sisi, banyak alasan pegawai menolak mengikuti diklat, antara lain :

1. Mendapat perintah menjalankan tugas lainnya.

2. Tidak mau tinggal di mess dengan alasan keluarga.

3. Setelah mengikuti diklat mendapat tugas yang tidak sesuai dengan hasil diklat.

4. Kehilangan pekerjaan/penghasilan tambahan.

5. Tidak dapat ULP.

Dan sangat kontradiksi bila kita menanyakan kepada mereka yang menjadi peserta diklat tentang tujuannya mengikuti diklat, antara lain :

1. Menambah wawasan.

2. Menambah angka kredit untuk promosi kenaikan pangkat atau jabatan.

3. Mengikuti perintah atasan.

4. Istirahat dari pekerjaan rutin.

Untuk mengatasi permasalahan tersebut, perlu diadakan suatu analisis kebutuhan diklat khususnya di satuan kerja. Analisis Kebutuhan Diklat adalah proses kegiatan yang bertujuan untuk menemukenali adanya kesenjangan kompetensi (pengetahuan, sikap dan ketrampilan) yang dapat ditingkatkan melalui diklat.

Tujuan Analisis Kebutuhan Diklat :

1. Dasar penyusunan program diklat,

2. Sebagai pedoman menyusun rancang bangun program diklat,

3. Sebagai masukan bagi organisasi untuk tindak lanjut kegiatan,

4. Menjaga dan meningkatkan produktivitas kerja,

5. Menghadapi kebijakan baru, dan

6. Menghadapi tugas-tugas baru.

Manfaat Analisis Kebutuhan Diklat :

1. Program-program sesuai kebutuhan organisasi, jabatan maupun individu,

2. Menjaga dan meningkatkan motivasi peserta dalam mengikuti diklat,

3. Efisiensi biaya organisasi,

4. Memahami penyebab timbulnya masalah dalam organisasi.

Langkah Analisis Kebutuhan Diklat:

1. Merancang Analisis Kebutuhan Diklat dengan merumuskan masalah dan tujuannya melalui model-model analisis kebutuhan diklat. Model tersebut sebagai berikut : a. Model Internal. Kebutuhan diklat pada model ini dilihat dari dalam organisasi. Aktivitas dimulai dengan analisis kesenjangan antara tingkah laku dan keberhasilan pegawai dalam melaksanakan tugas, dibandingkan dengan tujuan dan sasaran yang telah ditentukan. b. Model Eksternal. Kebutuhan diklat pada model ini dilihat dari luar organisasi. Aktivitas dimulai dengan melihat manfaat dari hasil didik bagi masyarakat atau organisasinya. c. Model Gabungan. Model ini mengacu pada model sistem organisasi bahwa sesuatu terjadi di dalam organisasi tidak dapat lepas dari apa yang terjadi di luar organisasi (lingkungan eksternal mempengaruhi lingkungan internal)

2. Menyusun instrumen dengan pertanyaan tentang diklat, misalnya ”apa saja yang dibutuhkan dan topik apa yang perlu dipelajari oleh peserta diklat”. Data yang harus didapat melalui instrumen ini adalah uraian tugas pokok, kompetensi kerja standar, dan kompetensi kerja nyata dari masukan dari atasan (pimpinan), bawahan, teman sejawat, dst, serta tingkat kesulitan, kepentingan, keseringan dari pekerjaan.

3. Mengumpulkan dan menganalisis data dengan menggunakan teknik dan metode yang tepat. Beberapa teknik yang dapat digunakan dalam melaksanakan aktivitas ini, yaitu : a. berdasarkan perencana diklat yang secara intuitif merencanakan kebutuhan diklat tidak berdasarkan pada kebutuhan riil organisasi atau berdasarkan ulasan pimpinan. b. analisis data sekunder yaitu upaya menemukan kebutuhan diklat dengan cara mempelajari dokumen (catatan-catatan/laporan pelaksanaan kegiatan diklat, tata kerja dan struktur organisasi, serta perencanaan tenaga kerja). c. analisis litingring adalah analisis yang berdasarkan pada analisis jabatan dengan memperhatikan tingkat kesulitan, tingkat kepentingan dan tingkat keseringan. d. pendekatan kompetensi dengan mencari diskrepansi kinerja yaitu selisih antara kinerja standar dan kinerja yang dimiliki. e. rapid rural appraisal (RRA) atau participatory rural appraisal (PRA). RRA adalah bentuk kegiatan pengumpulan data/informasi yang dilaksanakan oleh orang dari luar organisasi. PRA adalah bentuk kegiatan pengumpulan data/informasi dan menganalisisnya dengan supervisi dari luar oraganisasi. f. fokus group dan nominatif group. Fokus group adalah upaya penilaian kebutuhan diklat secara kualitatif dengan cara memusatkan pada kebutuhan diklat apa dalam satu keompok sasaran. Nominatif group adalah penelusuran diklat kebutuhan diklat berdasarkan pada materi diklat yang diunggulkan dalam satu kelompok sasaran penilaian kebutuhan diklat. Semakin banyak data dan informasi yang bisa dikumpulkan dalam analisis kebutuhan diklat maka akan semakin mudah bagi perancang program diklat untuk menggambarkan persyaratan-peryaratan yang diinginkan oleh organisasi, kemampuan dan ketrampilan yang dimiliki pegawai, kesenjangan antara pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan yang ada dengan yang diharapkan serta bagaimana cara terbaik untuk menghilangkan kesenjangan tersebut.

4. Menyusun laporan. Laporan analisis kebutuhan diklat berisi fokus kegiatan analisis kebutuhan diklat, tujuan kegiatan, metoda serta peralatan yang digunakan, kerangka kerja, tahapan kerja dan teknik analisis data, interprestasi dan formulasi kesimpulan serta saran analisis kebutuhan diklat. Laporan ini digunakan untuk menetapkan jenis kegiatan diklat. Laporan ini juga sebagai alat monitoring pelaksanaan kegiatan analisis kebutuhan diklat, alat pengawasan dan pengendalian. Kualifikasi laporan yang baik dan benar mengikuti persyaratan sebagai berikut : a. Isi laporan harus benar dan objektif. b. Bahasa laporan harus jelas dan mudah dimengerti. c. Laporan harus langsung mengenai sasaran atau inti permasalahan. d. Laporan harus lengkap dalam segala segi laporan tertulis. e. Uraian isi laporan harus tegas dan konsisten. f. Waktu pelaporan harus tepat. g. Penerima laporan harus tepat. Rincian jenis diklat, jenjang diklat dan kompetensi diklat merupakan kesimpulan dan saran yang menjadi essensi dari kegiatan analisis kebutuhan diklat. Kegiatan analisis kebutuhan diklat mutlak dan wajib dilaksanakan oleh analis kebutuhan diklat di unit diklat dalam hal ini adalah Pusdiklat untuk mendapatkan potret kebutuhan diklat, jenis pelatihan dan kompetensi diklat yang ingin dicapai melalui pelaksanaan kegiatan diklat.

Besar harapan saya bahwa program diklat yang akan disusun dapat berlangsung sukses baik dalam pelaksanaannya maupun pada saat para peserta didik kembali ke tempat kerja untuk menerapkan pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang diperoleh pada pekerjaan mereka sehari-hari. Dengan melakukan analisis kebutuhan diklat secara sungguh-sungguh maka niscaya program pelatihan yang dirancang akan dapat dilaksanakan secara efisien dan efektif. Selamat mencoba. Semoga berguna untuk meningkatkan kemampuan dan ketrampilan para pegawai kita.

About these ads

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s