Pengembangan Program Pelatihan

Oleh : Drs. R. Okta Kurniawan, M.M

Untuk mengikuti sebuah diklat di lingkungan sendiri, tidak lah mudah. Kenapa ? Karena selain memenuhi persyaratan diklat, harus seijin pimpinan atau atasan. Minta ijin merupakan dilema bagi pegawai yang rajin atau yang terbaik di mata pimpinan, sedangkan pegawai yang dianggap tidak memiliki kinerja atau malas, akan mudah mendapatkan ijin mengikuti sebuah diklat. Pegawai terbaik mendapat beban pekerjaan yang lebih dan tidak mendapat kesempatan mengikuti diklat.

Saat itu, kesan tentang sebuah diklat adalah tempat bagi orang-orang yang tidak produktif. Dan kendalanya adalah saat promosi jabatan dimana pegawai terbaik tidak mendapatkan kesempatan itu karena terbentur oleh syarat jabatan tersebut yaitu sertifikat sebuah diklat. Sebaliknya, pegawai yang dianggap pimpinan, tidak produktif, memiliki kesempatan promosi, meskipun tidak lolos pada sidang badan pertimbangan jabatan dan pangkat. Sedih bukan ?

Namun paradigma tersebut telah berubah sesuai dengan perkembangan kemajuan di bidang teknologi. Karena tidak ada gunanya menghabiskan waktu demi memperkerjakan pegawai terbaik jika pegawai yang diperkerjakan tidak terlatih secara memadai. Dalam buku Made in Amerika, sebuah kelompok periset MIT menyimpulkan bahwa pelatihan yang superior merupakan satu alasan perusahaan Jepang melewati perusahaan Amerika dalam industri yang sama. Perusahaan Jepang akan menghabiskan waktu berminggu-minggu dalam program pelatihan yang sangat cermat mengembangkan keahlian pegawai mereka, sementara perusahaan Amerika yang setara sering melakukan semuanya namun mengabaikan proses pelatihan.

Karena begitu banyak beban dan pegawai yang terbatas pada perusahaan sehingga pelatihan sangat penting dan dilaksanakan secara cermat dalam melatih pegawai mereka. Ada suatu prosedur praktis yang dapat digunakan untuk mengembangkan program pelatihan.

Langka pertama; Menetapkan Sasaran Pelatihan. Tulislah sasaran pelatihan, misalnya, sasaran pelatihan adalah membuat pegawai agar dapat meningkatkan kemampuan dan kecepatan (tepat waktu) dalam menyelesaikan suatu produk.

Langkah kedua; Menetapkan Uraian Jabatan secara Rinci. Uraian jabatan secara terinci merupakan jantung dari program pelatihan apa saja. Setiap organisasi pasti memiliki tugas pokok dan fungsi pada setiap bagian unit kerja. Uraian jabatan ini hendaknya menjelaskan bagaimana melakukannya termasuk langkah-langkah yang harus dikerjakan.

Langkah ketiga; Kembangkanlah suatu Formulir Analisis Tugas. Untuk tujuan praktis, pimpinan dapat menggunakan sebuah formulir yang berisi tentang penjabaran tugas, misalnya, kolom pertama tentang tugas-tugas (termasuk apa yang harus dilakukan dan langkah-langkah tiap tugas). Kolom kedua tentang berapa sering tugas tersebut dilakukan (menunjukkan frekuensi tugas tersebut dilaksanakan). Kolom ketiga tentang standar kinerja (dari segi kuantitas, kualitas, kecermatan, ketepatan waktu, dll). Kolom keempat tentang kondisi kinerja (kondisi saat tugas dijalankan). Kolom kelima tentang keterampilan mampu latih yang dituntut, hal-hal yang harus diketahui atau dilakukan pegawai dalam menjalankan tugas. Keterampilan atau kecerdasan yang dituntut yaitu kecerdasan manusiawi (seperti: pemahaman mekanik, toleransi untuk kebosanan, dll.) yang harus dilatih oleh pegawai. Kolom keenam tentang tempat belajar yang paling baik dengan mempertimbangkan waktu belajar, keamanan dan kenyamanan belajar.

Langkah keempat; Kembangkanlah sebuah Lembaran Instruksi Kerja. Sebuah lembaran pelatihan instruksi jabatan menunjukkan langkah-langkah pada setiap tugas berikut titik-titik kuncinya. Langkah-langkah ini memperlihatkan apa yang harus dilakukan dan titik-titik kunci memperlihatkan bagaimana dilakukan dan mengapa.

Langkah kelima; Persiapkan Program Pelatihan untuk Jabatan. Semua dokumen pelatihan dan sarana harus disiapkan serta disusun sebagai manual pelatihan. Manual pelatihan ini berisi suatu ringkasan sasaran program pelatihan, ketiga formulir pada langkah sebelumnya dan sebuah daftar keterampilan mampu latih yang dituntut. Manual pelatihan untuk peserta pelatihan dibedakan dan berisikan perkenalan terhadap jabatan, sebuah penjelasan tentang bagaimana hubungan jabatan itu dengan jabatan lainnya, sebuah uraian jabatan dan sebuah lembaran instruksi jabatan.

Pada langkah ini juga harus diambil keputusan yang menyangkut sepuluh komponen diklat yang akan digunakan pada program pelatihan ini. sepuluh komponen tersebut adalah kurikulum, paket instruksi, tenaga pendidik, tenaga kependidikan, peserta diklat, alat instruksi atau alat penolong instruksi (media), metode pengajaran, fasilitas diklat, evaluasi diklat, dan anggaran.

Dengan demikian, dapatlah ditentukan jenis pelatihan yang dituntut oleh pegawai dan juga dapat merancangnya sesuai kebutuhan di lingkungan unit kerja Anda.

Bagaimana program pelatihan di tempat Anda bekerja ?

Analisis Kebutuhan Diklat (1)

Oleh : Drs. R. Okta Kurniawan, M.M

Program Diklat Badiklat Dephan TA. 2008 tidak jauh berbeda dengan program diklat tahun-tahun sebelumnya. Diasumsikan bahwa program diklat tersebut masih dibutuhkan oleh organisasi dan pegawai. Kenyataannya, pada saat pembukaan diklat, peserta diklat tidak mencapai jumlah alokasi yang telah ditentukan bahkan sampai 3 hari setelah pembukaan masih kurang peserta diklat. Hal ini menandakan Diklat tersebut sudah mengalami kejenuhan atau materi diklat sudah tidak sesuai dengan kebutuhan peserta diklat. Di lain sisi, banyak alasan pegawai menolak mengikuti diklat, antara lain :

1. Mendapat perintah menjalankan tugas lainnya.

2. Tidak mau tinggal di mess dengan alasan keluarga.

3. Setelah mengikuti diklat mendapat tugas yang tidak sesuai dengan hasil diklat.

4. Kehilangan pekerjaan/penghasilan tambahan.

5. Tidak dapat ULP.

Dan sangat kontradiksi bila kita menanyakan kepada mereka yang menjadi peserta diklat tentang tujuannya mengikuti diklat, antara lain :

1. Menambah wawasan.

2. Menambah angka kredit untuk promosi kenaikan pangkat atau jabatan.

3. Mengikuti perintah atasan.

4. Istirahat dari pekerjaan rutin.

Untuk mengatasi permasalahan tersebut, perlu diadakan suatu analisis kebutuhan diklat khususnya di satuan kerja. Analisis Kebutuhan Diklat adalah proses kegiatan yang bertujuan untuk menemukenali adanya kesenjangan kompetensi (pengetahuan, sikap dan ketrampilan) yang dapat ditingkatkan melalui diklat.

Tujuan Analisis Kebutuhan Diklat :

1. Dasar penyusunan program diklat,

2. Sebagai pedoman menyusun rancang bangun program diklat,

3. Sebagai masukan bagi organisasi untuk tindak lanjut kegiatan,

4. Menjaga dan meningkatkan produktivitas kerja,

5. Menghadapi kebijakan baru, dan

6. Menghadapi tugas-tugas baru.

Manfaat Analisis Kebutuhan Diklat :

1. Program-program sesuai kebutuhan organisasi, jabatan maupun individu,

2. Menjaga dan meningkatkan motivasi peserta dalam mengikuti diklat,

3. Efisiensi biaya organisasi,

4. Memahami penyebab timbulnya masalah dalam organisasi.

Langkah Analisis Kebutuhan Diklat:

1. Merancang Analisis Kebutuhan Diklat dengan merumuskan masalah dan tujuannya melalui model-model analisis kebutuhan diklat. Model tersebut sebagai berikut : a. Model Internal. Kebutuhan diklat pada model ini dilihat dari dalam organisasi. Aktivitas dimulai dengan analisis kesenjangan antara tingkah laku dan keberhasilan pegawai dalam melaksanakan tugas, dibandingkan dengan tujuan dan sasaran yang telah ditentukan. b. Model Eksternal. Kebutuhan diklat pada model ini dilihat dari luar organisasi. Aktivitas dimulai dengan melihat manfaat dari hasil didik bagi masyarakat atau organisasinya. c. Model Gabungan. Model ini mengacu pada model sistem organisasi bahwa sesuatu terjadi di dalam organisasi tidak dapat lepas dari apa yang terjadi di luar organisasi (lingkungan eksternal mempengaruhi lingkungan internal)

2. Menyusun instrumen dengan pertanyaan tentang diklat, misalnya ”apa saja yang dibutuhkan dan topik apa yang perlu dipelajari oleh peserta diklat”. Data yang harus didapat melalui instrumen ini adalah uraian tugas pokok, kompetensi kerja standar, dan kompetensi kerja nyata dari masukan dari atasan (pimpinan), bawahan, teman sejawat, dst, serta tingkat kesulitan, kepentingan, keseringan dari pekerjaan.

3. Mengumpulkan dan menganalisis data dengan menggunakan teknik dan metode yang tepat. Beberapa teknik yang dapat digunakan dalam melaksanakan aktivitas ini, yaitu : a. berdasarkan perencana diklat yang secara intuitif merencanakan kebutuhan diklat tidak berdasarkan pada kebutuhan riil organisasi atau berdasarkan ulasan pimpinan. b. analisis data sekunder yaitu upaya menemukan kebutuhan diklat dengan cara mempelajari dokumen (catatan-catatan/laporan pelaksanaan kegiatan diklat, tata kerja dan struktur organisasi, serta perencanaan tenaga kerja). c. analisis litingring adalah analisis yang berdasarkan pada analisis jabatan dengan memperhatikan tingkat kesulitan, tingkat kepentingan dan tingkat keseringan. d. pendekatan kompetensi dengan mencari diskrepansi kinerja yaitu selisih antara kinerja standar dan kinerja yang dimiliki. e. rapid rural appraisal (RRA) atau participatory rural appraisal (PRA). RRA adalah bentuk kegiatan pengumpulan data/informasi yang dilaksanakan oleh orang dari luar organisasi. PRA adalah bentuk kegiatan pengumpulan data/informasi dan menganalisisnya dengan supervisi dari luar oraganisasi. f. fokus group dan nominatif group. Fokus group adalah upaya penilaian kebutuhan diklat secara kualitatif dengan cara memusatkan pada kebutuhan diklat apa dalam satu keompok sasaran. Nominatif group adalah penelusuran diklat kebutuhan diklat berdasarkan pada materi diklat yang diunggulkan dalam satu kelompok sasaran penilaian kebutuhan diklat. Semakin banyak data dan informasi yang bisa dikumpulkan dalam analisis kebutuhan diklat maka akan semakin mudah bagi perancang program diklat untuk menggambarkan persyaratan-peryaratan yang diinginkan oleh organisasi, kemampuan dan ketrampilan yang dimiliki pegawai, kesenjangan antara pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan yang ada dengan yang diharapkan serta bagaimana cara terbaik untuk menghilangkan kesenjangan tersebut.

4. Menyusun laporan. Laporan analisis kebutuhan diklat berisi fokus kegiatan analisis kebutuhan diklat, tujuan kegiatan, metoda serta peralatan yang digunakan, kerangka kerja, tahapan kerja dan teknik analisis data, interprestasi dan formulasi kesimpulan serta saran analisis kebutuhan diklat. Laporan ini digunakan untuk menetapkan jenis kegiatan diklat. Laporan ini juga sebagai alat monitoring pelaksanaan kegiatan analisis kebutuhan diklat, alat pengawasan dan pengendalian. Kualifikasi laporan yang baik dan benar mengikuti persyaratan sebagai berikut : a. Isi laporan harus benar dan objektif. b. Bahasa laporan harus jelas dan mudah dimengerti. c. Laporan harus langsung mengenai sasaran atau inti permasalahan. d. Laporan harus lengkap dalam segala segi laporan tertulis. e. Uraian isi laporan harus tegas dan konsisten. f. Waktu pelaporan harus tepat. g. Penerima laporan harus tepat. Rincian jenis diklat, jenjang diklat dan kompetensi diklat merupakan kesimpulan dan saran yang menjadi essensi dari kegiatan analisis kebutuhan diklat. Kegiatan analisis kebutuhan diklat mutlak dan wajib dilaksanakan oleh analis kebutuhan diklat di unit diklat dalam hal ini adalah Pusdiklat untuk mendapatkan potret kebutuhan diklat, jenis pelatihan dan kompetensi diklat yang ingin dicapai melalui pelaksanaan kegiatan diklat.

Besar harapan saya bahwa program diklat yang akan disusun dapat berlangsung sukses baik dalam pelaksanaannya maupun pada saat para peserta didik kembali ke tempat kerja untuk menerapkan pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang diperoleh pada pekerjaan mereka sehari-hari. Dengan melakukan analisis kebutuhan diklat secara sungguh-sungguh maka niscaya program pelatihan yang dirancang akan dapat dilaksanakan secara efisien dan efektif. Selamat mencoba. Semoga berguna untuk meningkatkan kemampuan dan ketrampilan para pegawai kita.

Diklat: Strategi Pembelajaran

Oleh : Drs. R. Okta Kurniawan, M.M

Kegagalan pembelajaran di sekolah, perguruan tinggi, atau lembaga diklat, pada saat ini banyak terjadi pada proses pembelajaran. Setujukah anda ?

Berhasil atau tidaknya proses pembelajaran dapat dilihat dari desain pembelajaran. Desain pembelajaran ini berlandaskan pendekatan sistem yaitu : Analyze (menganalisa), Design (mendesain), Develop (mengembangkan), Implement (melaksanakan), dan Evaluate (menilai).

Desain pembelajaran mencakup seluruh proses yang dilaksanakan pada pendekatan sistem. Bagaimana strateginya agar desain pembelajaran dapat dikatakan berhasil ?

Strategi pembelajaran merupakan salah satu faktor yang berpengaruh terhadap pencapaian kompetensi hasil didik. Strategi pembelajaran telah mengalami perkembangan yang cukup pesat seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Salah satu diantaranya adalah e-learning. Perubahan paradigma strategi pembelajaran dari teacher centered ke learner centered mendorong untuk mengembangkan e-learning sebagai salah satu metode pembelajaran yang dipersepsikan bersifat learner centered. Pemanfaatan e-learning dapat memotivasi peningkatan kualitas pembelajaran dan materi/bahan ajaran, kualitas aktivitas dan kemandirian peserta didik, serta komunikasi antara guru dengan peserta didik maupun antar peserta didik. Proses pembelajaran e-learning ini memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi secara sistematis dengan mengintegrasikan semua komponen pembelajaran, termasuk interaksi pembelajaran lintas ruang dan waktu, dengan kualitas yang terjamin. Konsep pembelajaran elearning dapat diilustrasikan sebagai berikut :

konsep-elearning

Peserta didik sebagai input sistem, terlibat secara aktif dalam proses pembelajaran yang dilakukan melalui media elektronik (berbasis web) dengan didukung fasilitas, kurikulum, guru dan komponen pendidikan lainnya, untuk mencapai mutu hasil didik (kompetensi) sesuai kebutuhan.

Perubahan paradigma strategi pembelajaran tersebut, membuat guru untuk Meningkatkan keahlian atau kompetensi lain yang menjadi bagian integral dari kinerja mengajarnya. Kompetensi tersebut adalah merancang proses belajar yang terbaik dan paling sesuai bagi peserta didik. Perlu diingat bahwa guru merancang dan mengembangkan proses belajar untuk orang lain, bukan untuk dirinya. Keberhasilan seseorang dalam belajarnya menjadi barometer kesuksesan guru. Jadi untuk mendisain suatu pembelajaran, perlu diperhatikan empat komponen dasar yaitu peserta didik, tujuan pembelajaran, metode, dan evaluasi.

Peserta didik adalah pihak yang menjadi focus suatu disain pembelajaran. Peserta didik sebelum dan selama belajar dapat dipengaruhi oleh berbagai faktor baik fisik maupun mental. Kelelahan secara fisik atau mental peserta didik dapat mengurangi konsentrasi dan akan terjadi reduksi dalam penyerapan Materi. Oleh karena itu, para guru harus menciptakan situasi belajar yang kondusif sehingga tujuan pembelajaran dapat tercapai dan peserta didik merasa nyaman dan termotivasi dalam proses belajarnya.

Rumusan Tujuan pembelajaran merupakan penjabaran kompetensi yang akan dikuasai oleh peserta didik jika mereka telah selesai dan berhasil menguasai materi ajar tertentu. Setiap rumusan tujuan pembelajaran dikembangkan berdasarkan kompetensi yang harus dimiliki atau dikuasai peserta didik pada akhir pendidikan. Bila kompetensi dinilai terlalu rumit maka tujuan pembelajaran tersebut dirinci menjadi subkompetensi. Pada kurikulum saat ini, rumusan tujuan pembelajaran berupa Standar Kompetensi (SK) dan Kompetensi Dasar (KD) yang dahulu dikenal dengan Tujuan Instruksional Umum (TIU) dan Tujuan Instruksional Khusus (TIK).

Metode terkait dengan strategi pembelajaran dan dirancang agar proses belajar berjalan mulus. Metode adalah sebuah teknik yang dianggap jitu untuk menyampaikan materi ajar. Metode sangat menentukan situasi belajar karena metode merupakan komponen strategi pembelajaran biasa dikaitkan dengan media dan waktu yang tersedia untuk belajar. Strategi pembelajaran adalah upaya yang dilakukan oleh guru dalam menentukan teknik penyampaian pesan, penentuan metode dan media, alur isi pelajaran, serta interaksi antara guru dan peserta didik.

Evaluasi merupakan proses penilaian sebagai bahan masukkan bagi guru untuk mengetahui penyebab keberhasilan atau kegagalan sebuah pembelajaran. Evaluasi ini dapat dilakukan terhadap peserta didik, proses belajar, dan materi ajaran. Menilai ketiga komponen ini sangat penting. Indikator keberhasilan suatu tujuan belajar dapat diamati dari hasil belajar. Penilaian dapat dilakukan secara format soal dan atau nonsoal. Format soal merupakan penilaian yang diukur dengan kemampuan menjawab soal dengan benar. Format nonsoal dilakukan dengan instrumen pengamatan, wawancara, kusioner, dsb.

Kembali kepada konsep pembelajaran elearning. Elearning memungkinkan interaksi antar peserta didik dan interaksi peserta didik dengan guru dilakukan secara langsung (unsynchronous) melalui program yang dapat berbentuk tulisan, rekaman suara, film, dsb. Dengan mengembangkan prinsip belajar conditioning operan, peserta didik dapat belajar melalui serangkaian stimulus (pertanyaan) yang ditemukan sendiri. Komputer dapat digunakan sebagai alat untuk menyampaikan informasi atau ide-ide yang terkandung dalam pembelajaran kepada peserta didik bahkan kepada guru lainnya.

Selain itu komputer dapat juga digunakan sebagai media yang memungkinkan peserta didik belajar secara mandiri dalam memahami suatu konsep. Hal ini sangat memungkinkan, karena komputer mempunyai kemampuan mengkombinasikan teks, suara, warna, gambar, Gerak dan video, serta membuat suatu kepintaran yang sanggup menyajikan proses interaktif. Berbagai model pembelajaran yang bersifat individual learning dan mastery learning dapat diterapkan seperti drill, practice, tutorial, simulasi dan games instruction.