Pengembangan Program Pelatihan

Oleh : Drs. R. Okta Kurniawan, M.M

Untuk mengikuti sebuah diklat di lingkungan sendiri, tidak lah mudah. Kenapa ? Karena selain memenuhi persyaratan diklat, harus seijin pimpinan atau atasan. Minta ijin merupakan dilema bagi pegawai yang rajin atau yang terbaik di mata pimpinan, sedangkan pegawai yang dianggap tidak memiliki kinerja atau malas, akan mudah mendapatkan ijin mengikuti sebuah diklat. Pegawai terbaik mendapat beban pekerjaan yang lebih dan tidak mendapat kesempatan mengikuti diklat.

Saat itu, kesan tentang sebuah diklat adalah tempat bagi orang-orang yang tidak produktif. Dan kendalanya adalah saat promosi jabatan dimana pegawai terbaik tidak mendapatkan kesempatan itu karena terbentur oleh syarat jabatan tersebut yaitu sertifikat sebuah diklat. Sebaliknya, pegawai yang dianggap pimpinan, tidak produktif, memiliki kesempatan promosi, meskipun tidak lolos pada sidang badan pertimbangan jabatan dan pangkat. Sedih bukan ?

Namun paradigma tersebut telah berubah sesuai dengan perkembangan kemajuan di bidang teknologi. Karena tidak ada gunanya menghabiskan waktu demi memperkerjakan pegawai terbaik jika pegawai yang diperkerjakan tidak terlatih secara memadai. Dalam buku Made in Amerika, sebuah kelompok periset MIT menyimpulkan bahwa pelatihan yang superior merupakan satu alasan perusahaan Jepang melewati perusahaan Amerika dalam industri yang sama. Perusahaan Jepang akan menghabiskan waktu berminggu-minggu dalam program pelatihan yang sangat cermat mengembangkan keahlian pegawai mereka, sementara perusahaan Amerika yang setara sering melakukan semuanya namun mengabaikan proses pelatihan.

Karena begitu banyak beban dan pegawai yang terbatas pada perusahaan sehingga pelatihan sangat penting dan dilaksanakan secara cermat dalam melatih pegawai mereka. Ada suatu prosedur praktis yang dapat digunakan untuk mengembangkan program pelatihan.

Langka pertama; Menetapkan Sasaran Pelatihan. Tulislah sasaran pelatihan, misalnya, sasaran pelatihan adalah membuat pegawai agar dapat meningkatkan kemampuan dan kecepatan (tepat waktu) dalam menyelesaikan suatu produk.

Langkah kedua; Menetapkan Uraian Jabatan secara Rinci. Uraian jabatan secara terinci merupakan jantung dari program pelatihan apa saja. Setiap organisasi pasti memiliki tugas pokok dan fungsi pada setiap bagian unit kerja. Uraian jabatan ini hendaknya menjelaskan bagaimana melakukannya termasuk langkah-langkah yang harus dikerjakan.

Langkah ketiga; Kembangkanlah suatu Formulir Analisis Tugas. Untuk tujuan praktis, pimpinan dapat menggunakan sebuah formulir yang berisi tentang penjabaran tugas, misalnya, kolom pertama tentang tugas-tugas (termasuk apa yang harus dilakukan dan langkah-langkah tiap tugas). Kolom kedua tentang berapa sering tugas tersebut dilakukan (menunjukkan frekuensi tugas tersebut dilaksanakan). Kolom ketiga tentang standar kinerja (dari segi kuantitas, kualitas, kecermatan, ketepatan waktu, dll). Kolom keempat tentang kondisi kinerja (kondisi saat tugas dijalankan). Kolom kelima tentang keterampilan mampu latih yang dituntut, hal-hal yang harus diketahui atau dilakukan pegawai dalam menjalankan tugas. Keterampilan atau kecerdasan yang dituntut yaitu kecerdasan manusiawi (seperti: pemahaman mekanik, toleransi untuk kebosanan, dll.) yang harus dilatih oleh pegawai. Kolom keenam tentang tempat belajar yang paling baik dengan mempertimbangkan waktu belajar, keamanan dan kenyamanan belajar.

Langkah keempat; Kembangkanlah sebuah Lembaran Instruksi Kerja. Sebuah lembaran pelatihan instruksi jabatan menunjukkan langkah-langkah pada setiap tugas berikut titik-titik kuncinya. Langkah-langkah ini memperlihatkan apa yang harus dilakukan dan titik-titik kunci memperlihatkan bagaimana dilakukan dan mengapa.

Langkah kelima; Persiapkan Program Pelatihan untuk Jabatan. Semua dokumen pelatihan dan sarana harus disiapkan serta disusun sebagai manual pelatihan. Manual pelatihan ini berisi suatu ringkasan sasaran program pelatihan, ketiga formulir pada langkah sebelumnya dan sebuah daftar keterampilan mampu latih yang dituntut. Manual pelatihan untuk peserta pelatihan dibedakan dan berisikan perkenalan terhadap jabatan, sebuah penjelasan tentang bagaimana hubungan jabatan itu dengan jabatan lainnya, sebuah uraian jabatan dan sebuah lembaran instruksi jabatan.

Pada langkah ini juga harus diambil keputusan yang menyangkut sepuluh komponen diklat yang akan digunakan pada program pelatihan ini. sepuluh komponen tersebut adalah kurikulum, paket instruksi, tenaga pendidik, tenaga kependidikan, peserta diklat, alat instruksi atau alat penolong instruksi (media), metode pengajaran, fasilitas diklat, evaluasi diklat, dan anggaran.

Dengan demikian, dapatlah ditentukan jenis pelatihan yang dituntut oleh pegawai dan juga dapat merancangnya sesuai kebutuhan di lingkungan unit kerja Anda.

Bagaimana program pelatihan di tempat Anda bekerja ?